La Bureautique étant essentiellement destinée à produire des documents à destination d'impression, les règles de l'imprimerie s'appliquent tout naturellement à nos documents. L'informatique reprend d'ailleurs la terminologie employée en imprimerie. Il m'a parut utile de présenter ci-dessous les principales règles à appliquer lors de la saisie de nos documents afin de les présenter de manière conforme aux standards établis.
LES RÈGLES D'ESPACE
NB : le terme espace est du genre féminin en typographie.
Il s'agit là de définir quels types d'espaces seront utilisées avant et après les signes de ponctuation.
Une règle simple peut s'appliquer : à signe simple, espace simple, à signe double espace double c'est à dire une espace avant le signe et une après.
Ainsi le point, la virgule amènent à placer une espace après sa saisie mais pas avant.
Les signes doubles (point d'interrogation, point virgule, point d'exclamation) se verront agrémenté d'une espace avant leur saisie et d'une après.
Règles pour les parenthèses et guillemets
On laisse des espaces à l'extérieur mais pas à l'intérieur. Il n'y a pas d'espace arpès une parenthèse fermante si elle est suivie d'un signe simple. Apparemment, il est laissé au choix de chacun de placer des espaces à l'intérieur des guillemets mais la logique voudrait que non.
Il n'y a pas d'espace après l'apostrophe.
Le signe % est précédé et suivi d'un eespace.
MAJUSCULES ACCENTUÉES
On convient que le temps des majuscules non accentuée s'est éteint avec les machines à écrire qui ne disposait pas de ces ces caractères. dans tout logiciel permettant la saisie de texte il est possible d'insérer des majuscules accentuées. cependant
nos claviers ne disposent toujours pas des touches adèquates il faudra donc avoir recours :
- à certains correcteurs orthographiques qui propose la corrections si vous avez configuré vos options générales pour. ex : Word Outils/Option/édition/"majuscules accentuées en français".
- Utilisation du menu caractères spéciaux et insérer.
- Vous pouvez aussi entrer le caractère accentué avec la combinaison des touches ALT plus le code suivant pour chaque lettre.
ESPACES INSÉCABLES
Les tirets et espaces insécables forcent votre logiciel à ne pas séparer certaines parties de mots ou encore un mot final de son signe de ponctuation par un retour de ligne.
pour les tirets ou espaces insécables:
Sous Word avec Windows : Ctrl + maj + tiret ou barre d'espace
Pour les traits d'union insécables
Ctrl + 8 (touche clavier et non pavé numérique)
Il est aussi possible d'utiliser les menu caractères spéciaux.
LES RÈGLES de PONCTUATION
Le point.
Je l'utilise pour terminer une phrase affirmative ou négative ou pour séparer 2 phrases.
Pas d'espace entre le dernier mot et le point. Une espace après.
Exemples : Les enfants jouent au ballon. Ils sont contents.
La virgule,
Je l'utilise pour séparer 2 idées dans une même phrase, ou Pour mettre en évidence un mot, groupe de mots, ou pour faire une énumération.
Pas d'espace entre le dernier mot et la virgule. Une espace après.
Exemple : Quand ils jouent au ballon, les enfants sont contents.
Le point virgule ; ou tiret -
Je l'utilise pour terminer une phrase affirmative ou négative. La séparation moins prononcée que le point mais plus que la virgule. Espace avant et après.
A l'écriture : Je ne mets pas de majuscule après un point virgule ou un tiret
Exemple : Les enfants jouent au ballon ; ils sont contents.
Les enfants jouent au ballon - ils sont contents.
Les deux points :
Je les utilise pour séparer 2 phrases : marquent l'annonce, ou l'explication de quelque chose.
A l'écriture : je ne mets pas de majuscule après deux points. Espace avant et après.
Exemple : Les enfants sont contents : ils jouent au ballon.
Le point d'interrogation ?
Je l'utilise pour terminer une phrase interrogative. Sépare 2 phrases.
A l'écriture : Je mets une majuscule après un point d'interrogation. Espace avant et après.
Exemple : Est-ce que les enfants sont contents de jouer au ballon ? Oui, ils adorent ça.
Le point d'exclamation !
A l'écriture : Je mets une majuscule après un point d'exclamation. Espace avant et après.
Exemple : Comme les enfants sont contents ! Ils jouent au ballon.
Les guillemets
Je les utilise pour rapporter des paroles (discours direct) ou pour mettre un mot ou une expression en évidence. A l'écriture : ponctuation en complément de la phrase, ou des mots mis en évidence: je ne change rien à la ponctuation déjà existante.
Exemple 1 : Les enfants disent : " Nous aimons jouer au ballon."
Les 3 points de suspension ... etc.
Je les utilise pour terminer une phrase ou une énumération. Signifie "et tout le reste". Permet de résumer. Pas d'espace avant et une après.
A l'écriture : Je mets une majuscule après 3 points de suspension
Exemple : Les jours, les mois, les années.....Comme le temps passe vite !
ABRÉVIATIONS USUELLES
Une abréviation qui ne se compose que des premières lettres d'un mot se termine par un point.
ex : REF. pour référence
Une abréviation qui se termine par la dernière lettre du mot ne comporte pas de point final.
ex : bd pour boulevard
Une abrèviation de groupe demots ne comporte pas de point final
ex : SVP pour s'il vous plaît
Les abréviations les plus courantes :
Madame, par Mme
Mesdames, par Mmes
Mademoiselle, par Mlle
Mesdemoiselles, par Mlles
Monsieur, par M. (et non pas par Mr. qui est l'abréviation de mister)
Messieurs, par MM.
Monseigneur, par Mgr
Et caetera, par etc.
c'est-à-dire, par c.-à-d. ou c-à-d
id est, par i.e. (même sens que c'est-à-dire)
environ, par env.
exemple, par ex.
numéro, numéros, par no, nos
nota bene, par NB
page, par p. (ne se répète pas : p. 127 et 128)
paragraphe, par § (ne se répète pas : § 4 et 5)
post-scriptum, par P-S
recto, par ro, verso, par vo
répondez s'il vous plaît, par RSVP
société, par sté ou Sté
société anonyme, par SA
société à responsabilité limitée, par SARL
taxe sur la valeur ajoutée, par TVA
téléphone, par Tél. ou tél.
toutes taxes comprises, par TTC